Synchronised writing

February 17, 2010
by Riccardo Mori
Software

Or: How I Learned to Stop Worrying about Word Processors and Love Synchronisation

There’s been a gradual but inexorable change in my writing habits with the computer. After much obsessing about how to employ the tools I use to work and to write creatively in the most effective way, I concluded that simplification was the way to go.

My work has to do with text in two phases:

  1. Managing documents created by other people and sent to me for translation;
  2. Writing content – work-wise this means the translation of the original text, which can be in a file or directly on the Web (if I have to prepare a version of a website in a different language). Otherwise it means writing articles/essays on my blogs, or carrying on with some literary, creative project.

As regards to managing documents sent by other people, the easiest way is to have a tool that can properly display the document in its original format and, as it often happens, that can create a file with the formatting required by the client. This applies to Word documents, in most cases, but also to InDesign or (rarely) Quark XPress projects. In the case of InDesign and Quark XPress assignments, copying the text to be translated into another editor, to then translate it and paste the translation back in the InDesign or XPress file, doesn’t make much sense. It’s a waste of time, and moreover it’s important that the translated text respect the layout of the original document, without exceeding the limits imposed by the various text frames. With Word, instead, since I hate using it, I try as much as possible to write the translation in a simple and flexible text editor (BBEdit, TextWrangler, TextEdit) and then paste it into a new Word document. I work comfortably and the customer is happy — a win-win situation.

When it comes to my personal content, for blog articles I use MarsEdit, that is simply the best tool around and is worth all the (little) money it costs; for literary creations instead I use one of those aforementioned editors. BBEdit or TextWrangler if it is plain text or text that I’ll use somewhere else (on a personal publication, for example, whose layout or choice of typefaces isn’t yet final); TextEdit when I need styles, italics, bold text, tables, lists. For the occasional special case, I just launch Pagehand, which has the advantage of directly producing a PDF document as default. For ‘business’ communications and longer, more complex documents, I’ve learnt to appreciate Pages. 

Lately, though, I’m getting rid of these bundles (where possible), and for writing original content I increasingly find myself using a combination of two software products that are really making a difference: Notational Velocity and Simplenote for iPhone.

The latest version of Notational Velocity supports full synchronisation with Simplenote for iPhone. I was already a user of Notational Velocity, but admittedly I wasn’t using it on a regular basis. Instead, I was treating it no more and no less than a practical notepad, remembering the times of another handy Note Pad, that of System 6 and 7. The fact that now Notational Velocity synchronises with Simplenote may seem at first just another cute feature. Instead, together with what Notational Velocity already offers, this has turned out to be a small Copernican revolution for me.

Notational Velocity is the classic application that provides a limited but well thought-out set of features:

  1. Notes can be written in rich text, therefore you can have bold, italicised, underlined, indented text.
  2. It uses the spellchecking tools provided by Mac OS X.
  3. Notes can be managed and written in a single database (and encrypted if you so desire), or as simple plain text files, RTF files, or documents in HTML format. These are thoughtful, wise design choices.
  4. There is no Save command. Everything you write is automatically and persistently stored, just like my beloved Newton. In the event of a crash you don’t lose anything.
  5. You can specify a keyboard shortcut to launch the application. I always keep Notational Velocity open, so I haven’t set it.
  6. It is already a 64-bit app, which does not hurt.
  7. The interface is minimal and, at least for me, beautiful.

These features, and the way Notational Velocity is designed, are the reasons that made me like this program right from the start. But the new sync feature with Simplenote has been the touch of genius that has exponentially increased my use of and my addiction to Notational Velocity.

1. Anything I write, any corrections I make, changes are immediately saved in both Notational Velocity itself (as I said, there is no Save command) and in Simplenote. That means I automatically have an updated copy of all my notes on my iPhone everywhere I go, and if I need to make lengthy additions/corrections, I can do so on every computer at hand, since I can login to the Simplenote website and use the Web-based interface.

2. By installing Notational Velocity on my other Macs, I also automatically have all my notes synchronised on each machine. I take notes on my iBook G3 or on the PowerBook G4 or on the Cube, then I can leave my home office with the MacBook Pro, open Notational Velocity and I will always work with updated notes and documents.

3. I’m out with just my iPhone. I have an idea, or see something that’s worth taking note of. I open Simplenote and write, copy URLs or tweets with interesting links. Then I get home and the notes I took on the move are already in the computer.

This writing system is extraordinarily handy and efficient. It’s the Dropbox of text editing. It provides me with two phenomenal automatisms: saving and backup. Notational Velocity takes care of the first, while Simplenote syncing handles the second. It is a system that doesn’t get in my way and lets me concentrate on creating and writing. And besides, it’s open source, and Steven Frank has hacked in a third pane that shows you the note you’re viewing as rendered by Markdown.

I find that this way of working with text reflects a fresher, more up-to-date approach, something more in tune with certain aspects of the ‘New World computing’ Frank himself spoke about recently. With Notational Velocity many things become simpler and the user need not worry about anything except what to write and note. Where the individual files are located doesn’t matter. There’s no need to waste time painstakingly filing them and sorting them into folders. Visually, they are ‘inside’ the application when you launch it, you just have to remember one little word to find notes written even a long time ago (in any case, you can easily sort and rearrange your notes by title, date created, date modified, and tags).

It is the antithesis of the bloated word processor (hi, Microsoft Word!), overflowing with functions and features, 450 of which will probably remain unused. Or, as I have often noticed, are entirely unknown to the user, either because they’re submerged by panels and tabs of options, or because they’re hidden in optional toolbars. Or again because they are difficult to understand, hardly usable or simply unnecessary in a word processor (we know that Word has delusions of grandeur and wants to do the work of other programs that have nothing to do with text documents).

And the simplicity of Notational Velocity does not mean less flexibility or versatility – quite the contrary. Clearly it can’t replace a full word processor if you need to manage styles, indexes, tables, long and complex documents (like books and manuals), and so on. Clearly it can’t replace a text editor focused on coding and programming, like BBEdit or TextMate (although it’s more than enough if you just need to copy & paste short snippets of code), but for the rest, the combination of Notational Velocity and Simplenote can be a really useful and practical solution.

Quix, il super-bookmarklet

February 17, 2010
by Riccardo Mori
Mele e appunti

Tanto per chiarire il titolo, magari un po’ criptico per alcuni: un bookmarklet (fusione delle parole inglesi bookmark, segnalibro, e applet, piccola applicazione) è un piccolo programma JavaScript che può essere memorizzato come un normale URL all’interno dei segnalibri in un browser.

All’inizio guardavo i bookmarklet con diffidenza, ma ne ho presto scoperto l’indubbia utilità. Dato che ho già la barra dei preferiti di Safari piuttosto piena, ho cercato di sfoltire e di tenere soltanto i bookmarklet che utilizzo più frequentemente:

  • Instapaper, che mi permette appunto di conservare pagine Web da leggere in un secondo momento.
  • Blackr si utilizza quando si stanno guardando foto su flickr. Quando ci si trova nella pagina Web di una foto, attivando blackr tutta la pagina viene oscurata da una maschera nera, a eccezione della foto. Serve in sostanza a eliminare ogni distrazione cromatica e a concentrarsi soltanto sulla foto. Sembra una sciocchezza, ma questo permette davvero di apprezzare le fotografie, specie in bianco e nero.
  • Readability (lett. ‘leggibilità’) è forse il bookmarklet migliore in circolazione. Serve a eliminare tutto il superfluo da una pagina Web contenente un articolo o un testo principale, così da poterlo leggere con agilità e facendo riposare gli occhi. Di Readability ho già parlato su questo blog.
  • Quietube, funziona analogamente a Readability, ma sulle pagine e i contenuti di YouTube, eliminando quindi tutto ciò che sta intorno a un video e lasciando che sia giustamente il filmato a essere il protagonista.
  • Mi servo poi del bookmarklet di MarsEdit, quando mi trovo su un sito interessante e voglio aprire automaticamente l’editor per scrivere un articolo a riguardo su uno dei miei blog (sistema ottimo e veloce per segnalare link).

Un paio di settimane fa ho scoperto Quix. Dopo aver letto la documentazione a riguardo, l’ho subito trascinato al primo posto a sinistra nella barra dei preferiti di Safari. È una gran trovata. In parole povere, è come avere un piccolo Terminale nel browser, che fa risparmiare qualche clic di troppo soprattutto per compiti ripetitivi. Una volta sistemato nel browser, basta fare clic su di esso (oppure, chi preferisce non toccare il mouse può mettere Quix come primo segnalibro a sinistra, e allora basterà richiamarlo con ⌘-1) e apparirà una casella con un prompt:

quix.png

A questo punto basta imparare la semplice sintassi di molti comandi già incorporati in Quix per svolgere rapidamente ricerche sul Web o richiamare un servizio particolare o addirittura attivare altri bookmarklet senza averli nemmeno nel browser. Qualche esempio:

  • e — invia per email il link della pagina attuale
  • g — effettua una ricerca su Google (es: g apple equivale ad andare sul sito di Google e inserire apple come termine di ricerca)
  • img — effettua una ricerca su Google Immagini
  • gs — effettua una ricerca Google all’interno del sito corrente
  • map — richiama Google Maps
  • imdb — effettua ricerche sull’Internet Movie Database (la sintassi è sempre la stessa di prima: digitare imdb seguito dal nome di un attore o dal titolo di un film)
  • w — per cercare nella Wikipedia (inglese)
  • read — attiva Readability [l’autore ha attivato questo comando di recente, suppongo a grande richiesta — io stesso gli avevo scritto pregandolo di includerlo]
  • tn — invia il link della pagina attuale su Twitter
  • t — seguito dal nome utente, mostra la pagina Twitter dell’utente
  • db — inserisce la pagina attuale fra i bookmark di Delicious

Questi sono solo alcuni dei comandi disponibili e sono fra quelli che ho subito memorizzato per facilitarmi la vita. Un elenco completo si trova a questa pagina (richiamabile anche scrivendo help al prompt di Quix). Quando c’è un aggiornamento al bookmarklet, è Quix stesso ad avvertire, e l’aggiornamento avviene automaticamente e in maniera indolore. I più esperti, poi, hanno pane per i loro denti, in quanto Quix è totalmente personalizzabile, ed è possibile aggiungere e configurare nuovi comandi. Chi preferisce, o è abituato a lavorare senza staccare troppo le mani dalla tastiera, troverà in Quix uno strumento prezioso per velocizzare tutta una serie di operazioni frequenti che spesso richiedono di fare clic qua e là col mouse o di accedere prima a un certo sito e da lì inserire i termini di ricerca in un campo apposito. Comunque lo consiglio decisamente a tutti.

Sono già cinque anni

February 14, 2010
by Riccardo Mori
Mele e appunti

Quasi mi stavo dimenticando: ieri Autoritratto con mele ha compiuto cinque anni.

Il primo post, ancora conservato nella vecchia edizione di questo blog, apriva polemicamente le danze con il titolo A me la parola ‘blog’ non è mai piaciuta. C’è qualche ingenuità fra le righe, e l’insistenza sul concetto che ‘oggi il blog è di moda’ (ancora non immaginavo l’importanza e non avevo idea di come si stesse diffondendo questo strumento di comunicazione — vedevo i blog più come diari online più o meno personali, ma mi sono ricreduto piuttosto in fretta), ma il paragrafo conclusivo non mi dispiace, e lo riporto qui, alzando il calice e spegnendo le cinque candeline:

[…] Ma, come dicevo, il bello è scremare, e la Rete è piena di luoghi preziosi e di letture valide. Bisogna armarsi di pazienza e scartabellare (browsing the Web, appunto), le soddisfazioni si trovano. Ora, questa tirata sul blog è saltata fuori così, un po’ perché sono le 6:45 antimeridiane e non ho ancora toccato il letto, un po’ perché amo divagare, un po’ perché necessitavo di qualcosa con cui avviare questo blog nuovo, in italiano. Forse ho sparato anch’io qualche giudizio fra le righe, ma basta davvero fare un giro per il Web per capire. Io, per quanto riguarda questo spazio, non ho particolari progetti o dichiarazioni d’intenti: è un angolino mio, sul quale parlare ogni tanto, di me, dello scrivere e del tradurre (che è quel che faccio per vivere), dell’informatica e dei computer Apple (che mi danno un’ottima mano nello svolgere quel che faccio per vivere), e di quant’altro possa distogliere me e chi mi legge da qualche altra occupazione più noiosa. 

Ringrazio tutti coloro che sono passati di qui in questi anni, chi ha fatto brevi visite perché arrivato attraverso Google, chi ha deciso di restare e di mettere il mio blog fra le proprie letture quotidiane, chi ha lasciato commenti sensati e intelligenti, chi si è rivelato valido interlocutore a prescindere dall’essere d’accordo con me o no. Questo spazio è cresciuto anche grazie a voi. Salute!

Scrittura sincronizzata

February 13, 2010
by Riccardo Mori
Mele e appunti

Ovvero: come imparai a non preoccuparmi dei word processor e ad amare la sincronizzazione

Sta avvenendo un cambio graduale ma inesorabile nelle mie abitudini di scrittura al computer. Dopo tanto arrovellarmi su come utilizzare nella maniera più efficace possibile gli strumenti che uso per lavorare e per scrivere creativamente, ero giunto alla conclusione che la semplificazione era la via da seguire. Il mio lavoro ha a che vedere con i testi in due fasi:

  • la gestione di documenti altrui, che mi vengono passati per la traduzione;
  • la scrittura di contenuti, che per lavoro significa la traduzione del testo originale (che può essere in un file o direttamente sul Web, se devo effettuare la localizzazione di un sito in una lingua differente), altrimenti si tratta di articoli sui miei blog oppure di creazioni letterarie di varia forma.

Per quanto riguarda la gestione di documenti altrui, il sistema più semplice è possedere uno strumento in grado di visualizzare correttamente il documento nel formato originale e, come sovente accade, in grado di creare un file che rispetti la formattazione voluta dal cliente. È il caso di documenti Word, nella maggior parte dei casi; ma anche di lavori in InDesign o (rarissimamente) Quark XPress. Nel caso di InDesign e Quark XPress non ha senso copiare il testo da tradurre in un altro editor, tradurlo e poi incollare la traduzione nel documento InDesign o XPress. È una perdita di tempo, e soprattutto è importante che il testo tradotto rispetti il layout dell’impaginato originale e non esca dai limiti imposti dalle cornici di testo. Con Word, dato che odio lavorarci, cerco invece il più possibile di scrivere la traduzione in un editor di testi più semplice e flessibile (BBEdit, TextWrangler, TextEdit) e poi incollare il tutto dentro un nuovo documento Word. Io ho lavorato comodamente e il cliente è felice.

Quando si tratta di miei contenuti, se sono articoli per i blog uso MarsEdit, che non ha eguali nel suo genere e vale tutti i (pochi) soldi che costa; se sono testi letterari invece mi servo di uno di quegli editor summenzionati. BBEdit o TextWrangler se si tratta di testo puro o di testo che poi utilizzerò altrove (su un impaginato mio, per esempio, del quale magari non ho ancora deciso il layout o i font); TextEdit per avere corsivi, grassetti, tabulazioni, elenchi. Ogni tanto ci sono casi particolari e allora lancio Pagehand, che ha il vantaggio di produrre direttamente un PDF. Per comunicazioni ‘commerciali’ e documenti più lunghi e complessi, ho imparato ad apprezzare Pages.

Ultimamente, però, mi sto alleggerendo (dove possibile) di questi fardelli, e per la scrittura di contenuti originali mi sto sempre più servendo di una combinazione di due software che stanno facendo la differenza: Notational Velocity e Simplenote per iPhone.

L’ultima versione di Notational Velocity supporta la piena sincronizzazione con Simplenote per iPhone. Io ero già utente di Notational Velocity, ma ne facevo un uso marginale, trattandolo né più né meno da pratico blocco note, ricordando i tempi di un altro pratico Blocco Note, quello del System 6 e 7. Il fatto che ora si sincronizzi con Simplenote può sembrare a tutta prima una novità di quelle che fanno dire “Ah, carino, interessante” e finita lì. Invece, in combinazione con quel che già offre Notational Velocity, si è rivelata per me una piccola rivoluzione copernicana.

Notational Velocity è la classica applicazione dalle funzioni poche ma buone:

  • Le note possono essere scritte con testo formattato, quindi con grassetti, corsivi, sottolineature, tabulazioni.
  • Incorpora gli strumenti di correzione ortografica forniti da Mac OS X.
  • Le note possono essere gestite e scritte in un singolo database (con l’opzione di crittografarle), come semplici file di testo puro, come file RTF o come documenti in formato HTML. Scelte precise e intelligenti.
  • Non esiste il comando Salva. Tutto quel che viene scritto viene automaticamente conservato in modo persistente, proprio come avviene sul mio adorato Newton. In caso di crash non si perde nulla.
  • È possibile specificare una scorciatoia da tastiera con la quale avviare l’applicazione. Io la tengo sempre aperta, per cui non mi serve.
  • È già a 64 bit, che non fa male.

L’interfaccia è spartana e, per me, bellissima:

Quando non è selezionata nessuna nota, il campo di testo in alto è in modalità ‘Ricerca’ (notare l’icona della lente di ingrandimento)

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Immettendo una o più parole, vengono mostrate le note che le contengono, sia nel titolo che nel corpo della nota.

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Per creare una nuova nota, basta scriverne il titolo per intero nello stesso campo di testo, battere Invio, ed ecco che si entra in modalità ‘Scrittura’ (notare l’icona della penna). Semplice ed efficace.

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Queste funzioni, e la logica progettuale dietro a Notational Velocity, sono i motivi che mi hanno fatto piacere questa applicazione fin da subito. Ma la nuova funzione di sincronizzazione con Simplenote è stato il tocco di genio che ha fatto aumentare esponenzialmente il mio utilizzo e la mia dipendenza da Notational Velocity.

1. Qualsiasi cosa scrivo, qualsiasi correzione effettuo, la modifica viene immediatamente registrata sia in Notational Velocity stesso (come dicevo, non c’è il comando Salva), sia in Simplenote. Ciò significa avere automaticamente una copia aggiornata di tutte le note sempre con me su iPhone, e ovunque vada, dato che posso effettuare il login sul sito di Simplenote e utilizzare l’interfaccia Web dell’applicazione.

2. Installando Notational Velocity sugli altri miei Mac, mi ritrovo automaticamente tutte le note sincronizzate. Posso prendere appunti sull’iBook o sul PowerBook o sul Cube, recarmi fuori sede con il MacBook Pro, aprire Notational Velocity e avere tutto aggiornato sotto gli occhi.

3. Sono fuori con soltanto l’iPhone. Mi viene un’idea, o vedo qualcosa che merita di essere annotato. Apro Simplenote e scrivo, copio indirizzi Web, o tweet con link interessanti. Arrivo a casa e le note che ho preso in transito sono già nel computer belle e pronte.

Questo sistema di scrittura è di una comodità assurda. Se mi passate l’espressione, è il Dropbox dell’editing dei testi. Con questo sistema mi ritrovo due automatizzazioni fenomenali: il salvataggio e il backup. Notational Velocity si occupa del primo, la sincronizzazione con Simplenote del secondo. È un sistema che si toglie di mezzo così che io possa concentrarmi sulla creazione e sulla scrittura. In più è open source, e Steven Frank (uno a caso) ha preparato un’aggiunta, un terzo pannello nel quale è possibile vedere la nota che si sta manipolando come viene resa in formato Markdown. (A me personalmente interessa poco, ma metto comunque il link per chi è interessato).

Trovo che questo modo di lavorare con i testi rifletta una logica più al passo coi tempi e più in sintonia con certi aspetti della ‘Nuova Informatica’ di cui tanto si è dibattuto di recente. Con Notational Velocity molte cose diventano semplici e l’utente non deve preoccuparsi di nient’altro se non di ciò che deve scrivere e annotare. Non importa sapere dove sono i singoli file. Non importa stare a ordinarli in cartelle diverse. Visivamente, si trovano ‘dentro’ l’applicazione quando la si lancia, e basta ricordarsi una paroletta per ritrovare note scritte anche molto tempo fa (le note sono comunque riordinabili per titolo, data di creazione, data di modifica, tag).

È l’antitesi del word processor elefantiaco (Microsoft Word), strabordante di funzioni, 450 delle quali probabilmente non verrano mai usate dall’utente o, come spesso ho notato, del tutto ignote all’utente, vuoi perché sommerse in pannelli e pannelli di opzioni, vuoi perché nascoste in barre strumenti facoltative, vuoi perché difficili da comprendere o semplicemente inutili a un word processor (è noto che Word ha manie di grandezza e vuole fare il lavoro di altri programmi che nulla hanno a che vedere coi testi).

E la semplificazione di Notational Velocity non significa affatto perdita di versatilità o di potenza, anzi. È chiaro che non può sostituire in pieno un word processor che necessita di gestire stili, indici, tabelle e quant’altro. È chiaro che non può sostituire un editor di testi complesso e orientato alla scrittura di codice come può essere BBEdit o TextMate (anche se per brevi frammenti di codice da copincollare va benissimo), ma in tutti gli altri casi l’abbinata Notational Velocity + Simplenote è uno strumento dannatamente utile e pratico.